Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Oy J-Trading Ab:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 1.7.2024.

Viimeisin muutos 1.7.2024

1. Rekisterinpitäjä
Oy J-Trading Ab (0483935-6), Kuriiritie 15, 01510 Vantaa

2. Rekisteristävastaavayhteyshenkilö
Mari Hämäläinen, mari.hamalainen(at)j-trading.fi, +358 20 7458 629

3. Rekisterin nimi
Asiakas- ja sidosryhmärekisteri sekä markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja noudattaen sovellettavaaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) sekä tietosuojalaki (1050/2018).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

sidosryhmien (toimittajat, alihankkijat, muut yhteistyötahot) henkilötietojen käsittely yhteistyö- ja liiketoimintatarkoituksiin
asiakassuhteen ja asiakaspalvelun sekä muun yhteistyösuhteen hoitaminen ja kehittäminen
asiakkaan tai muun sidosryhmään kuuluvan tahon ja rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän tuotteisiin ja palveluihin liittyviin tarkoituksiin, kuten tuotteiden ja palveluiden kehittäminen, tarjoaminen, toteuttaminen ja markkinointi sekä niistä
kertominen
muut vastaavat käyttötarkoitukset

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakas- ja sidosryhmärekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
– henkilön nimi
– asema
– yritys/organisaatio sekä y-tunnus
– yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
– www-sivustojen osoitteet
– verkkoyhteyden IP-osoite
– tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa
– tiedot tilatuista tuotteista ja palveluista
– laskutustiedot ja maksutiedot
– rekisteröiden itsensä antamat lisätiedot
– muut asiakassuhteeseen ja tilattujen palveluihin liittyvät tiedot

Markkinointirekisteriin tallennettavia tietoja ovat
– henkilön nimi
– asema
– yritys/organisaatio sekä y-tunnus
– yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
– www-sivustojen osoitteet
– tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa
– rekisteröiden itsensä antamat lisätiedot
– muut asiakassuhteeseen ja tilattujen palveluiden liittyvät tiedot

Henkilötiedot säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai asiakaspalvelun kehittämiseksi. Määritetty aika perustuu käsittelytarkoitukseemme ja sen lainmukaisen oikeusperusteen voimassa oloon (mm. sopimuksen voimassaolo) tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Lisätietoa evästeistä voit lukea verkkosivujemme evästeasetuksista.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, Suomen Asiakastieto Oy:n tai vastaavista rekisteristä, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).